دادن دسترسی اشتباه به داده‌های گوگل آنالیتیکس آن هم به یک فرد اشتباه می‌تواند برایتان گران تمام شود! در این آموزش، بعد از آن که هر 4 سطح دسترسی در گوگل آنالیتیکس را به طور کامل بررسی کردیم، به سراغ سازوکار دسترسی دادن به آژانس‌های تبلیغاتی می‌رویم. اینکه هر دسترسی چه اختیاراتی را به افراد می‌دهد، در کدام شرایط کدام سطح دسترسی را باید بدهیم و تجربه‌های شخصی خود را که در واقعیت اتفاق افتاده با شما به اشتراک می‌گذاریم. برای آموزش کامل و کاربردی این ابزار، سرفصل‌های دوره آموزش گوگل آنالیتیکس را ببینید.

انواع سطح دسترسی برای مدیریت کاربران در گوگل آنالیتیکس

در گوگل آنالیتیکس، 4 نوع سطح دسترسی داریم که به ترتیب از کمترین اختیارات به بیشترین شامل این موارد می‌شوند:

  • خواندن و آنالیز (Read & Analyze)
  • مشارکت (Collaboration)
  • ویرایش (Edit)
  • مدیریت کاربران (User management)

دسترسی خواندن و آنالیز (Read & Analyze)

دسترسی «Read & Analyze» کمترین سطح دسترسی در گوگل آنالیتیکس است؛ هرچند کاربر می‌تواند به موارد زیر دسترسی داشته باشد:

نکته: در رابطه با تمام مواردی که در بالا ذکر شده‌اند به زودی مطالب کاملی را منتشر خواهیم کرد پس نگران نباشید! برای اطلاع از این مطالب حتما صفحه اینستاگرام آنالیتیپس را دنبال کنید.

به طور خلاصه، کاربر با این سطح دسترسی می‌تواند تمام گزارش‌ها را از زمان وجود اولین داده‌ها ببیند، از ابزارها و ویژگی‌هایی که مربوط به آنالیز داده‌ها هستند استفاده کند، گزارش و داشبورد بسازد و … . اما نمی‌تواند اکانت را با مشکل مواجه کند (حذف، ویرایش، تغییر تنظیمات و … را انجام دهد.)

دسترسی مشارکتی (Collaborate)

دسترسی از نوع مشارکتی فرق چندانی با «Read & Analyze» ندارد. تنها تفاوت این است که اگر داشبورد، گزارش یا سگمنت (segment) را برای خودش ساخته باشد، می‌تواند آن را با سایر افرادی که به همان اکانت دسترسی دارند، به اشتراک بگذارد. به مجموعه این موارد در گوگل آنالیتیکس دارایی (asset) می‌گویند.

نکته: کاربرهایی که دسترسی مشارکت دارند می‌توانند داده‌های شما را حذف یا ویرایش کنند. اگر افراد، آشنایی کافی با گوگل آنالیتیکس دارند، دسترسی مشارکتی می‌تواند برای آن‌ها گزینه مناسبی باشد.

دسترسی ویرایش (Edit access)

این دسترسی از نظر توانایی تغییرات و کارهایی که می‌شود با داده‌های گوگل آنالیتیکس انجام داد، بالاترین سطح دسترسی است. در واقع، اگر این دسترسی را به فردی که دانش کافی در رابطه با گوگل آنالیتیکس ندارد، بدهید و او کمی کنجکاو باشد! می‌تواند کل داده‌های آنالیتیکس را به فنا دهد!

اگر موافق هستید با یک مثال، این موضوع را روشن‌تر کنیم. حدود یکسال پیش، همکاری به عنوان کارآموز دیجیتال مارکتینگ به تیم ما اضافه شد؛ فردی باهوش، با استعداد و کنجکاو! قرار بود بعد از آشنایی با روند کاری شرکت و یادگیری مواردی که نیاز دارد، دسترسی‌ ابزارهایی که با آن سروکار داشتیم به او داده شود. بعد از آموزش‌های اولیه، دسترسی گوگل آنالیتیکس توسط مدیر مجموعه به این همکار تازه‌وارد داده شد.

در کمتر از یک‌ماه متوجه تغییراتی عجیب در نرخ تبدیل (conversion rate) سایت شدیم، نرخ تبدیل حدود 15% رشد کرده بود که هیجان‌انگیز بود اما کمی مشکوک! بعد از بررسی متوجه شدیم که همکار جدید تغییراتی در تنظیمات آنالیتیکس داده که باعث این تغییر شده است. یک «goal» از نوع «session duration» که با توجه به ماهیت سایت ما زیاد اتفاق می‌افتاد و اصلا نباید ساخته می‌شد. بعد از متوجه شدن این مورد تغییرات لازم را انجام دادیم و مدیر مجموعه را در رابطه با دسترسی‌ها توجیه کردیم.

درست حدس زدید باید دسترسی خواندن و آنالیز به او داده می‌شد اما دسترسی ویرایش را به او داده بود! با دسترسی ویرایش، کاربر هر کاری که در آنالیتیکس قابل انجام باشد را می‌تواند انجام دهد! پس حتما این دسترسی را فقط به افرادی که کاملا مورد اعتماد هستند و تسلط خوبی نسبت به قابلیت‌های گوگل آنالیتیکس دارند، بدهید.

دسترسی مدیریت کاربران (User Access Management)

این دسترسی به فرد اجازه می‌دهد که:

  • کاربرهای جدید را اضافه کند.
  • کاربرها را از اکانت گوگل آنالیتیکس حذف کند.
  • سطح دسترسی هر کاربر را ویرایش کند.

دسترسی مدیریت کاربران، بالاترین سطح دسترسی گوگل آنالیتیکس است. کاربر با این سطح دسترسی به تنهایی قادر به دیدین گزارش‌ها نیست، اما می‌تواند سطح دسترسی‌های دیگر را به خود اضافه کند! در تصویر زیر صفحه‌ای که یک فرد با دسترسی مدیریت کاربرها مشاهده می‌کند را می‌بینید.

توصیه مهم: این دسترسی را فقط و فقط به افراد مورد اعتمادی که مسئول اکانت گوگل آنالیتیکس هستند بدهید، چون هر کسی نباید امکان اضافه و حذف کاربرها را داشته باشد. مخصوصا افرادی که خارج از سازمان شما هستند.

از کجا باید دسترسی‌ به اکانت گوگل آنالیتیکس را ایجاد کنیم؟ برای این کار ابتدا باید وارد اکانت گوگل آنالیتیکس شده و از منوی سمت چپ روی گزینه «Admin» کلیک کنید (همان آیکن چرخدنده!) باید چیزی شبیه به عکس زیر را ببینید.

همان‌طور که در عکس می‌بینید از 3 قسمت گزینه «User Management» در دسترس است. اما ما از کدام بخش باید این دسترسی را ایجاد کنیم؟ برای جواب به این سوال باید ساختار گوگل آنالیتیکس را به خوبی بشناسیم. عکس زیر را ببینید.

ما در خود ساختار گوگل آنالیتیکس هم 4 سطح داریم:

  • اکانت گوگل
  • اکانت گوگل آنالیتیکس
  • پراپرتی (وب‌سایت)
  • ویو

این ساختار درختی است. در واقع، زمانی که به فردی دسترسی اکانت گوگل آنالیتیکس می‌دهید، به طور اتوماتیک به پراپرتی‌ها و ویوها نیز دسترسی پیدا خواهد کرد. در رابطه با این موضوع، ویدیو مربوط به ساختار گوگل آنالیتیکس را حتما مشاهده کنید. حالا که سطح دسترسی مورد نظرتان را پیدا کردید روی گزینه «User Management» در همان سطح کلیک کنید.

اضافه کردن کاربر جدید به گوگل آنالیتیکس

همان‌طور که مشاهده می‌کنید با کلیک روی این بخش، می‌توانیم ببینیم که چه کسانی دسترسی دارند و چه سطح دسترسی برای آن‌ها در نظر گرفته شده است. روی دکمه «+» که در عکس مشخص شده کلیک کرده و سپس «Add User» را انتخاب کنید

در این قسمت همه چیز مشخص است! ایمیل کاربری مورد نظرتان را وارد کنید. اگر می‌خواهید ایمیلی برای اطلاع به او فرستاده شود تیک «Notify new users by email» را فعال کنید. در قسمت «permissions»، دسترسی که نیاز است را انتخاب کنید. با انتخاب «Edit» دسترسی‌ مشارکتی، خواندن و آنالیز به صورت اتوماتیک فعال می‌شود. چون کاربران در سطح ادیت، سایر دسترسی‌ها را دارند. بعد از این کار روی «Add» کلیک کنید.

سطل آشغال (Trash can) در گوگل آنالیتیکس

این ویژگی جالب google analytics می‌تواند در بعضی از مواقع ما را نجات دهد! قبلا با زدن اشتباه دکمه حذف (delete) در بخش تنظیمات اکانت، پراپرتی یا ویو به طور کامل حذف می‌شدند و قابل بازگردانی نبودند. اما حالا به جای حذف سریع، این موارد به سطل آشغال منتقل می‌شوند و تا 35 روز توسط کاربرانی با دسترسی ویرایش قابل بازیابی هستند.

نکته: اگر ویدیو مربوط به ساختار گوگل آنالیتیکس را دیده باشید، در مورد محدودیت‌های ساخت ویو و پراپرتی اطلاعات کاملی دارید. با انتقال ویو به سطح آشغال، محدودیت ویو هم کمتر می‌شود و جزو محدودیت ساخت ویو به حساب نمی‌آیند.

حذف دسترسی خودمان از اکانت گوگل آنالیتیکس

یکی از قابلیت‌های نسبتا جدید گوگل آنالیتیکس، حذف کردن دسترسی خودمان است. خیلی از اوقات شرکت‌هایی که قبلا برایشان کار می‌کردیم یا مشتریانمان فراموش می‌کنند که دسترسی که برای مدتی به ما داده شده را حذف کنند. در این مواقع خودمان باید دست به کار شویم. به بخش مدیریت کاربران در قسمت ادمین بروید و روی مدیریت کاربران کلیک کنید و سپس روی قسمت «Remove yourself» کلیک کرده و «OK» را کلیک کنید.

دسترسی به بخشی از داده‌ها در گوگل آنالیتیکس

همان‌طور که دیدید در کمترین نوع دسترسی هم تمام گزارش‌ها قابل مشاهده هستند، اما شاید شما نخواهید به همه داده‌هایتان دسترسی بدهید. مثلا وقتی با یک شرکت تبلیغاتی یا ادنتورک کار می‌کنید، اگر از شما دسترسی خواستند منطقی نیست که همه داده‌ها را در اختیارشان قرار دهید. برای این مورد دو راهکار وجود دارد.

1-نحوه دسترسی به ادنتورک ها

در این ویدیو با مثال‌های واقعی می‌توانید نحوه دسترسی به شرکت‌های تبلیغاتی را مشاهده و پیاده‌سازی کنید. توجه داشته باشید که این روش برای زمانی مناسب است که هنوز کمپین را شروع نکرده‌اید. همچنین برای استفاده از این روش باید به خوبی با UTM در گوگل آنالیتیکس آشنا باشید.

ما در آنالیتیپس برای ساده‌تر شدن پروسه ساخت این لینک‌ها یک ابزار کاربردی را آماده کرده‌ایم. ابزار UTM ساز آنالیتیپس را امتحان کنید.

2- ایجاد گزارش با گوگل دیتا استدیو

گوگل دیتا استدیو یک ابزار گزارش‌گیری است که به شما امکان ساخت گزارش‌های سفارشی‌سازی شده با ابزارهای ساخت نمودار و … را فراهم می‌کند.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

  • حتما در دادن دسترسی مدیریت کاربران و ویرایش محتاط باشید.
  • معمولا امن‌ترین دسترسی‌ها، دسترسی مشارکتی و دسترسی خواندن و آنالیز هستند.
  • برای افراد تازه‌کار، دسترسی خواندن و آنالیز در سطح «view» را تعریف کنید.
  • حتما به صورت ماهانه دسترسی‌هایی را که به افراد مختلف داده‌اید مرور کنید تا دسترسی‌های غیرضروری را حذف کنید.

آیا این مطلب برایتان مفید بود؟ حتما در بخش نظرات برایمان بنویسید 🙂 اگر تجربه‌ای در رابطه با دسترسی‌ها در آنالیتیکس دارید با ما به اشتراک بگذارید. به چند اکانت دسترسی دارید که نباید داشته باشید؟